1. INTRODUCCIÓN

EL Gobierno de México y sus dependencias reconocen la importancia y potencial que representa para la captación de divisas del extranjero el Mercado mundial de las convenciones, congresos, ferias, exposiciones y similares los cuales, hoy en día, forman parte integral y económicamente valiosa de la actividad turística del país.

Asimismo, reconoce que estos mercados difieren en su fomento, promoción y estímulo del turismo individual o grupal y que por sus características especiales en necesario otorgar a los organizadores profesionales ciertos apoyos y facilidades para que sus eventos se desarrollen en nuestro país.

La Secretaría de Turismo, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y el Instituto Nacional de Migración, se complacen en expedir este manual de procedimientos que familiariza al organizador y promotor de este tipo de eventos con los trámites a seguir para la introducción de mercancías a territorio nacional que con motivo de la realización de su evento requiere efectuar.

Es importante distinguir los diferentes tipos de eventos que se pueden desarrollar en México y los regímenes aduaneros a que deben destinarse las mercancías.

2. DEFINICIONES

2.1 Congresos

Se define como congreso toda reunión de negocios, generalmente patrocinada por los participantes, que tiene por objeto realizar un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés.

Los participantes al congreso pueden variar en número y origen y, este a su vez, puede celebrarse periódica o esporádicamente en función del interés de sus participantes.

Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que el patrocinio fuese hecho por una entidad privada o pública.

2.2. Convenciones

Se define como convención toda reunión de carácter comercial, generalmente patrocinada por una sola entidad privada o pública, que tiene por objetivo desarrollar un Mercado para ciertos productos o marcas.

Las convenciones incluyen, al igual que los congresos, un programa técnico en que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de negocio específico. La celebración de las convenciones depende del interés de la entidad patrocinadora por lo que puede variar en tiempo y espacio.

En México, es común llamar convenciones a los viajes de incentivo ya que la forma de operar y patrocinar estos eventos es la misma. Sin embargo, la presencia de un objetivo técnico-comercial y de un programa de este tipo, establece la diferencia.

2.3 Ferias y Exposiciones

Foro que hace las veces de mercado substituto y donde se presentan diversos productos de un tema en específico a un segmento de mercado en una determinada plaza.

DIFERENCIAS ENTRE FERIAS Y EXPOSICIONES

2.4 Viajes de incentivo

Es un programa que ofrece una serie de alternativas para premiar a los trabajadores de una empresa y a motivarlos a desarrollar mejor su actividad laboral en beneficio de los objetivos de la empresa para la cual preste sus servicios.

Entre los principales mecanismos de incentivos están los viajes de incentivos, los cuales son muy populares en los países desarrollados.

3. CLASIFICACIÓN DE MERCANCÍAS PARA SER IMPORTADAS A MÉXICO

3.1 Materiales de consumo administrativo

Son todos aquellos materiales de oficina que con motivo de la administración del evento se requieren importar para su utilización y consumo durante el evento. Esto incluye entre otros: papelería, papel carbón, copias, cintas adhesivas, clips, cintas de máquinas de escribir o computadoras, carpetas, fólder, correctores, lápices, borradores, tarjetas, etc.

3.2 Materiales de distribución

Son todos aquellos materiales que con motivo de la reunión se distribuirán gratuitamente entre los asistentes registrados a la misma, entre los cuales se encuentran: gafetes, porta-gafetes, impresos del evento, carpetas, portafolios, blocks de papel, plumones o bolígrafos, souvenirs, etc.

3.3 Equipos administrativos

Son aquellos que se importan temporalmente para su utilización durante la reunión. Incluye entre otros: máquinas de escribir, computadoras, gafeteadoras, enseres de oficina, mismos que serán retornados a su país de origen.

3.4 Displays, exhibidores, muestras y equipos

Materiales similares que en forma temporal se importan para muestra o uso en las exposiciones, convenciones o ferias comerciales e industriales. Esto incluye los materiales impresos, pequeñas muestras sin valor comercial y elementos similares.

4. GUIA DE CONGRESOS, CONVENCIONES, REUNIONES, FERIAS Y EXPOSICIONES EN MÉXICO

Si usted es un organizador de congresos, convenciones, ferias o exposiciones y requiere realizar su evento en México, o es participante o expositor en este tipo de eventos, deberá cumplir con los siguientes requisitos para usted poder ingresar al país e importar las mercancías que necesitan traer al país.

4.1 Trámites ante la autoridad migratoria

Si vive en el extranjero, para ingresar al país necesita contar con una forma migratoria de turista (FMT). Sin embargo, si es un organizador o participante en una Exposición o Feria-Industria o Comercial, se le recomienda utilizar la forma migratoria especial para hombres de negocios (FMN) que el Gobierno Mexicano ha diseñado.

Cabe señalar que esta forma migratoria sólo aplica para los países miembros de algún Tratado de Libre Comercio y la puede conseguir en cualquier embajada o consulado mexicano. Le sugeriremos hacerlo previamente a su llegada a México.

Asimismo, le recomendamos acudir a las oficinas del Gobierno Mexicano en el extranjero y verificar si por su país de origen se requiere de la obtención de una visa de ser así se le recomienda hacerlo con anticipación, ya que este trámite puede tardar hasta 35 días en ser resuelto.

4.2 Trámite para la importación temporal de mercancías

4.2.1 Convenciones y Congresos Nacionales

Para poder realizar reuniones en México deberá cumplir con los siguientes requisitos:

La convención debe ser organizada en el extranjero por residentes en el exterior o por residentes en México, siempre que en este último caso se trate de eventos para personas morales extranjeras.

Los materiales de distribución importados temporalmente que se vayan a repartir entre los asistentes al evento, deben encontrarse identificados mediante sellos o marcas que lo distingan individualmente como destinados a la reunión que se trate.

Para este tipo de importaciones es necesario utilizar pedimento y hacerlo mediante un agente aduanal.

No se requiere comprobar el retorno al extranjero de las mercancías señaladas como materiales de distribución, siempre que las mismas tengan un valor unitario que no supere al equivalente en moneda nacional a 50 dólares de los Estados Unidos de América.

Cuando con motivo de la convención o congreso internacionales se importen mercancías que no se encuentren identificadas en los términos anteriores, las mismas deberán ser retornadas al extranjero, una vez concluido el evento.

Las mercancías que no reúnan los requisitos ya mencionados deberán pagar los impuestos utilizando un pedimento y los servicios de un agente aduanal.

Además de lo anterior, deberá ajustarse a los siguientes criterios:

Tanto los equipos administrativos como los materiales de consumo y los displays, exhibidores y equipos similares deberán estar contenidos en la relación que acompañe al pedimento que deberá presentarse ante la aduana de entrada.

La importación no se realiza mediante solicitud de importación temporal, sino mediante pedimento y a través de un agente aduanal.

En relación con la importación temporal del equipo y apartados que traen consigo los expositores que consideran delicado su transporte, se recomienda que al arribar al aeropuerto internacional y presentar su declaración, acrediten ser participantes en la convención o congreso internacional y soliciten que las mercancías sean trasladadas a la aduana de carga, para su despacho. La continuidad de su trámite quedará bajo la responsabilidad del organizador de la convención o congreso y siempre a través de un agente aduanal.

Si tuviera alguna duda sobre los procedimientos para obtener los permisos o para introducir sus productos o mercancías, al final de este manual se señalan los teléfonos y las oficinas donde lo auxiliarán.

4.2.2 Exposiciones Internacionales

Para organizar una feria o exposición en nuestro país y traer a mostrar los productos de los diversos expositores y participantes es necesario que se tome en cuenta lo siguiente:

Para la introducción de las mercancías al país se tendrá que contratar los servicios de un agente aduanal y presentar un pedimento por conducto de éste.

Deberá solicitar a la Administración General de Aduanas una autorización para que los locales destinados a la realización de los eventos sean considerados temporalmente como Depósitos Fiscales, misma que se tendrá que solicitar cuando menos con 15 días de anticipación, salvo en los casos en que se contraten los servicios para el control de las mercancías de un Almacén General de Depósito previamente autorizado y cuente con la carta de cupo correspondiente.

Esta autorización podrá solicitarse por conducto de su representante o del Agente Aduanal que haya contratado.

Recuerde que siempre deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Contar como mínimo con 5 expositores extranjeros, sin establecimiento permanente en México.

Presentar un escrito mediante el cual los organizadores asumen la responsabilidad solidaria con el importador en caso de incumplimiento de las obligaciones legales.

Acompañar a la solicitud la documentación que acredite la promoción publicitaria del evento.

No exceder un mes como tiempo máximo para la duración de la exposición.

5. INFORMES

Para mayor información le recomendamos ponerse en contacto a cualquiera de los siguientes números:

Secretaría de Turismo
(55) 30022-6300

Consejo de Promoción Turística de México
(55) 5278-4200

Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Administración General de Aduanas
(55) 9157-3436

Secretaría de Gobernación
Instituto Nacional de Migración
(55) 5273-1103

Asociación Mexicana de Profesionales de Ferias,
Exposiciones y Convenciones (AMPROFEC)
(55) 5273-1103

Asociación Nacional de Oficinas de convenciones y Organismos Similares (ANDOC)
01 800 1227544

Asociación Mexicana de Recintos Fériales (AMEREF)
(443) 314-6150